Ký một lần khi thiết lập. Từ đó trở đi, mọi lịch sử sức khỏe do bệnh nhân hoàn thành sẽ tự động được nha sĩ điều trị ký xác nhận khi xem xét — không cần giấy tờ, không bỏ sót chữ ký, không cần làm việc cuối ngày.
Mỗi chữ ký được gắn với chính xác thời điểm xem xét bằng dấu thời gian mật mã. PDF đã ký hiển thị ai đã ký, khi nào, trên thiết bị gì, và tạo ra nhật ký kiểm toán có thể xác minh mà công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của bạn có thể lấy theo yêu cầu.
Lịch sử sức khỏe đã ký được mã hóa ở cấp trường với AES-256-GCM và ghi lại vào hồ sơ bệnh nhân trong PMS của bạn. Bản gốc được lưu giữ theo quy định lưu trữ hồ sơ của tiểu bang — 7 năm, 10 năm, hoặc suốt đời bệnh nhân.
Không có một đạo luật toàn quốc duy nhất liệt kê tất cả các tiểu bang bắt buộc chữ ký của nha sĩ trên lịch sử sức khỏe bệnh nhân. Yêu cầu này thường đến từ quy định của hội đồng nha khoa tiểu bang hoặc tiêu chuẩn của công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp, coi việc xem xét và ký của nha sĩ là tiêu chuẩn chăm sóc. Một vài ví dụ:
Bộ luật Hành chính Michigan R 338.11120 (Hồ sơ điều trị nha khoa) yêu cầu hồ sơ điều trị của nha sĩ phải bao gồm tiền sử y khoa và nha khoa của bệnh nhân, và nha sĩ — hoặc chuyên viên trị liệu nha khoa — phải xác định danh tính trong hồ sơ cho mỗi thủ thuật. Hội đồng hiểu quy định này là yêu cầu nha sĩ phải ký hoặc viết tắt tên trên phần lịch sử sức khỏe của hồ sơ.
Nguồn: Bộ luật Hành chính Michigan R 338.11120.
Hiệp hội Nha khoa California khuyến nghị rằng sau khi nhà cung cấp dịch vụ nha khoa xem xét biểu mẫu lịch sử sức khỏe với bệnh nhân, biểu mẫu cũng nên được nhà cung cấp ký và ghi ngày tháng. Đây là hướng dẫn nghề nghiệp chứ không phải luật pháp được quy định, nhưng các công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp California và Đạo luật Hành nghề Nha khoa thường coi chữ ký của nha sĩ là yếu tố bắt buộc trong hồ sơ bệnh nhân.
Nguồn: Hướng dẫn thực hành của Hiệp hội Nha khoa California.
Các nguồn từ CDC, hội đồng nha khoa tiểu bang và công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp lưu ý rằng việc không lấy và cho nha sĩ ký vào biểu mẫu lịch sử sức khỏe có thể bị coi là sơ suất. Texas, Florida, New York và nhiều tiểu bang khác thể hiện cùng kỳ vọng đó qua hướng dẫn của hội đồng và hợp đồng công ty bảo hiểm thay vì thành luật pháp rõ ràng — nhưng tiêu chuẩn thực tế là giống nhau.
Trong trường hợp tốt nhất, không có gì xảy ra. Trong trường hợp xấu nhất — bệnh nhân có phản ứng bất lợi, có tương tác thuốc mà lịch sử đã tiết lộ, hoặc yêu cầu hồ sơ từ hội đồng tiểu bang đến bàn làm việc của bạn — lịch sử sức khỏe không có chữ ký trở thành Chứng cứ A. Cả công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp và luật sư nguyên đơn đều tìm kiếm chính xác khoảng trống này.
Giải pháp không phải là đào tạo khó khăn hơn hay danh sách kiểm tra nghiêm ngặt hơn. Giải pháp là làm cho việc hồ sơ tiếp nhận đã hoàn thành đến hồ sơ bệnh án mà không có chữ ký của bác sĩ trở nên không thể xảy ra. Đó chính là điều tự động ký xác nhận làm được.
Bốn bước, tất cả đều diễn ra ngầm. Bệnh nhân không bao giờ thấy. Bác sĩ ký một lần và quên đi.
Trong quá trình đăng ký, nha sĩ vẽ hoặc tải lên chữ ký của họ và xác nhận tên và số giấy phép hành nghề. Vậy thôi — chữ ký được lưu trữ mã hóa trong kho của phòng khám.
Bệnh nhân điền lịch sử sức khỏe trên bất kỳ thiết bị nào. Tất cả câu trả lời được mã hóa khi nhập và đóng gói thành PDF khi gửi.
Tệp PDF được chuyển vào hàng đợi xem xét của bác sĩ điều trị. Chỉ cần chạm một lần trên bảng điều khiển để áp dụng chữ ký điện tử của bác sĩ, dấu thời gian và số giấy phép hành nghề vào phần hồ sơ sức khỏe.
Tệp PDF đã ký đối lập được lưu trữ với mã băm chống giả mạo và ghi ngược vào hồ sơ bệnh nhân trong Dentrix, Eaglesoft, Open Dental, CareStack hoặc PMS của bạn.
Mỗi tệp PDF tiếp nhận đều mang theo đầy đủ nhật ký kiểm toán mà hội đồng nha khoa tiểu bang và công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của bạn muốn thấy — mà không cần đội ngũ của bạn phải tập hợp bất kỳ thứ gì.
Hồ sơ sức khỏe đã ký kế thừa cùng mã hóa, kiểm soát truy cập và phạm vi BAA như phần còn lại của Intake Dental. Nếu bạn đã là khách hàng, tính năng ký đối lập tự động được bật theo mặc định — không cần thiết lập thêm, không tính phí bổ sung.
Không có tiểu bang nào có luật chung ghi rõ “nha sĩ phải ký vào mẫu hồ sơ sức khỏe”. Thay vào đó là sự kết hợp của các quy tắc hành chính của hội đồng nha khoa tiểu bang (Michigan là ví dụ rõ ràng nhất), hướng dẫn chuyên môn kiểu CDA (California) và ngôn ngữ hợp đồng của công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp (Texas, Florida, New York và nhiều tiểu bang khác) mà cùng nhau coi chữ ký là tiêu chuẩn chăm sóc. Lời khuyên thực tế là ký vào mọi mẫu.
Nó xuất hiện dưới dạng chữ ký hình ảnh của bác sĩ (vẽ hoặc tải lên trong quá trình thiết lập) cộng với tên in, số giấy phép hành nghề, ngày và giờ, trong ô chữ ký dành riêng cho bác sĩ điều trị. Bên dưới chữ ký có thể nhìn thấy là mã băm mật mã liên kết nó với các byte tài liệu chính xác, do đó chữ ký không thể bị sao chép và áp dụng lại cho mẫu khác.
Theo Đạo luật ESIGN của liên bang và UETA (được 49 tiểu bang thông qua), chữ ký điện tử có hiệu lực pháp lý tương tự như chữ ký mực ướt miễn là người ký có ý định ký và chữ ký được liên kết đáng tin cậy với hồ sơ. Quy trình chữ ký điện tử của chúng tôi đáp ứng cả hai tiêu chí — ý định được ghi nhận qua việc phê duyệt chạm một lần, và chữ ký được liên kết mật mã với tài liệu. Một số hội đồng nha khoa tiểu bang có quy định lưu giữ hồ sơ cụ thể; chúng tôi tuân thủ quy định nghiêm ngặt nhất theo mặc định.
Tính năng ký đối lập tự động được tích hợp vào quy trình tiếp nhận kỹ thuật số của Intake Dental. Nếu bạn quét các mẫu tiếp nhận giấy, bạn vẫn có thể áp dụng chữ ký điện tử của bác sĩ qua hàng đợi xem xét, nhưng bạn sẽ mất nhật ký kiểm toán thiết bị/IP từ phía bệnh nhân. Nếu bạn sử dụng sản phẩm tiếp nhận khác, chúng tôi có thể xuất các tệp PDF đã ký sang PMS của bạn, nhưng bạn sẽ không nhận được dấu thời gian hoặc mã băm chống giả mạo trừ khi quá trình tiếp nhận nằm trong hệ thống của chúng tôi từ đầu đến cuối.
Nguồn: CDC, hướng dẫn hội đồng nha khoa tiểu bang và ghi nhớ tuân thủ của công ty bảo hiểm.
Trang này chỉ mang tính chất thông tin, không phải tư vấn pháp lý. Kiểm tra quy định của hội đồng nha khoa tiểu bang và hợp đồng công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp của bạn để biết yêu cầu chính xác áp dụng cho phòng khám. Điều cơ bản rất đơn giản: dù có luật pháp hay không, việc coi chữ ký của nha sĩ là bắt buộc là thái độ bảo vệ đúng đắn.
Hồ sơ sức khỏe đã ký được lưu trữ trong kho lưu trữ đám mây đủ điều kiện HIPAA của phòng khám với mã hóa cấp trường AES-256-GCM. Thời gian lưu trữ mặc định là 10 năm kể từ lần khám cuối hoặc suốt đời bệnh nhân — tùy theo yêu cầu của hội đồng tiểu bang bạn, thời gian nào dài hơn. Bạn có thể truy xuất bất kỳ tài liệu đã ký nào, cùng với nhật ký kiểm toán đầy đủ, bất cứ lúc nào.
Hội đồng nha khoa tiểu bang và các công ty bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp coi chữ ký của nha sĩ trên lịch sử sức khỏe bệnh nhân là một phần của tiêu chuẩn chăm sóc. Intake Dental tự động áp dụng chữ ký điện tử của bác sĩ lên mọi PDF tiếp nhận đã hoàn thành — kèm dấu thời gian, nhật ký kiểm toán và ghi lại vào PMS của bạn.
Thiết lập biểu mẫu đầu tiên của bạn trong chưa đầy một phút. Không hợp đồng, không áp lực.
