Hệ thống tiếp tân AI là phần mềm tự động hóa các công việc hành chính tại phòng khám nha khoa: nhân viên lễ tân AI trả lời và đặt lịch hẹn cho mọi cuộc gọi 24/7 bằng hơn 29 ngôn ngữ, hệ thống tự động xác minh tình trạng bảo hiểm trước mỗi lần khám, bệnh nhân hoàn tất thủ tục đăng ký trực tuyến trước khi đến, bản ghi chép lâm sàng được soạn thảo tự động để bác sĩ xem xét, và hệ thống tự động sắp xếp lại lịch hẹn cho các lần tái khám — tất cả dữ liệu đều được đồng bộ hóa trở lại hệ thống quản lý phòng khám mà đội ngũ của bạn đang sử dụng.
Mỗi bước đều hoạt động độc lập, nhưng thứ tự thực hiện rất quan trọng: kết nối PMS cung cấp dữ liệu cho điện thoại AI, điện thoại AI cung cấp dữ liệu cho hệ thống phân tích, và hệ thống phân tích chỉ đạt tiêu chuẩn kế toán khi trình theo dõi đã được tích hợp vào trang web của bạn. Hãy thực hiện theo thứ tự từ trên xuống dưới.
Đồng bộ hai chiều với Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack và nhiều nền tảng khác. Nền tảng này đọc dữ liệu về lịch trình, bệnh nhân, hồ sơ bệnh án, bảo hiểm và sổ cái của bạn — đồng thời có thể ghi lại các thông tin như lịch hẹn, ghi chú lâm sàng, tài liệu và thanh toán. Hệ thống quản lý phòng khám (PMS) của bạn vẫn là hệ thống lưu trữ chính; không có dữ liệu nào được di chuyển sang nền tảng khác.
Front Desk AI không phải là một tiện ích được gắn thêm vào hệ thống hiện có của bạn — đây là một hệ thống VoIP trên đám mây hoàn chỉnh dành cho phòng khám, được thiết kế sao cho mỗi cuộc gọi đến đều được tích hợp vào cùng một lớp trí tuệ nhân tạo với các biểu mẫu, lịch trình và sổ sách kế toán của bạn.
Một đường dây dành riêng cho hoạt động tiếp thị cùng với số lượng không giới hạn các số điện thoại có thể theo dõi — mỗi quảng cáo, chiến dịch, thư tiếp thị hoặc hồ sơ Google sẽ có một số riêng. Mỗi số điện thoại đều gắn liền với nguồn gốc của nó, vì vậy khi điện thoại reo, bạn sẽ biết ngay khoản chi phí tiếp thị nào đã khiến cuộc gọi đó được thực hiện.
Xây dựng hệ thống cây cuộc gọi để chào đón người gọi theo từng đường dây, chuyển hướng cuộc gọi theo bộ phận hoặc nhà cung cấp dịch vụ, phát thông báo ngoài giờ làm việc và chuyển cuộc gọi đến đúng điểm đến — quầy lễ tân, hộp thư thoại hoặc nhân viên lễ tân AI — mà không cần ai phải chạm vào điện thoại.
Hầu hết các nền tảng đều báo cáo các chỉ số hoạt động — số lần nhấp chuột, số lần hiển thị, số lượt truy cập. Nền tảng này báo cáo kết quả, bởi vì đây là nền tảng duy nhất theo dõi được cả việc nhấp vào quảng cáo lẫn việc hoàn tất liệu trình. Dưới đây là những thông tin được ghi nhận tự động ngay sau khi hoàn thành các bước 1 và 5:
Các lần nhấp vào quảng cáo được ghi nhận kèm theo ID nhấp chuột và chi phí, ngay khi người truy cập vào trang — không cần xuất dữ liệu sang bảng tính từ các nền tảng quảng cáo.
Số lượt xem trang, nguồn lưu lượng truy cập, thẻ chiến dịch và các trang giới thiệu — được tổng hợp thành một hành trình duy nhất cho mỗi khách truy cập, thay vì các phiên truy cập rời rạc.
Các cuộc gọi điện thoại cũng trải qua cùng một quy trình: kết quả, đặt lịch, cảm xúc và bản ghi âm, được liên kết với chiến dịch đã khiến điện thoại đổ chuông.
Các vụ vi phạm an ninh trong lĩnh vực y tế không phải là chuyện giả định — các cơ sở y tế bị tống tiền và cơ sở dữ liệu bệnh nhân bị đánh cắp. Kiến trúc này giả định trường hợp xấu nhất và khiến nó trở nên vô giá trị:
Mọi dữ liệu được truyền giữa hệ thống quản lý bệnh nhân (PMS) của bạn, bệnh nhân và nền tảng đều được truyền qua các kết nối TLS được mã hóa. Không có dữ liệu nào được truyền đi dưới dạng có thể đọc được.
Mỗi trường dữ liệu được bảo vệ — tên, ngày sinh, tình trạng sức khỏe, mục ghi trong hồ sơ — đều được mã hóa riêng lẻ bằng thuật toán AES-256-GCM trước khi được lưu trữ. Đây không phải là phương thức mã hóa toàn bộ đĩa cứng, vốn sẽ giải mã toàn bộ dữ liệu khi khởi động hệ thống: mỗi trường dữ liệu đều được mã hóa riêng biệt.
Hơn nữa, dữ liệu được bảo vệ sẽ được mã hóa lại thành các ký hiệu độc quyền, với các khóa được lưu trữ riêng biệt so với chính cơ sở dữ liệu — một ổ khóa thứ hai với một chìa khóa thứ hai, được đặt ở một vị trí khác.
Không. Nền tảng này kết nối với hệ thống quản lý phòng khám (PMS) mà quý vị đang sử dụng — Dentrix, Open Dental, Eaglesoft, Dentrix Ascend, CareStack và nhiều hệ thống khác — thông qua cơ chế đồng bộ hai chiều. Hệ thống PMS của quý vị vẫn là hệ thống lưu trữ chính thức; mọi thao tác ghi lại dữ liệu đều là tùy chọn bật/tắt do quý vị kiểm soát; đồng thời không cần thực hiện quá trình di chuyển dữ liệu và không gây gián đoạn hoạt động.
Đúng vậy. Hệ thống sẽ đọc lịch làm việc thời gian thực của bạn và đặt lịch vào các khung giờ trống thực tế — đồng thời tuân thủ các quy tắc dành cho từng nhân viên y tế, bao gồm việc xác định nhân viên nào được phép làm việc hai ca cùng lúc và nhân viên nào tuyệt đối không được đặt lịch trùng. Hệ thống sẽ điều chỉnh lịch, hủy lịch và ghi lại mọi cuộc gọi kèm theo bản ghi âm, tóm tắt và kết quả vào hồ sơ bệnh nhân.
Trong giờ làm việc, hệ thống AI sẽ chuyển cuộc gọi trực tiếp đến quầy lễ tân; còn ngoài giờ làm việc, hệ thống sẽ để lại một tin nhắn có cấu trúc kèm cam kết gọi lại. Dù trong trường hợp nào, nhân viên của quý vị cũng sẽ nhận được toàn bộ bản ghi cuộc trò chuyện và bối cảnh liên quan, nhờ đó không ai phải bắt đầu lại cuộc trò chuyện từ đầu.
Điện thoại của bạn sẽ trở thành một cánh cửa chính không bao giờ đóng lại. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ trả lời mọi cuộc gọi, nhận diện người gọi qua số điện thoại và trao đổi với họ về lịch hẹn — bao gồm chuyên viên vệ sinh răng miệng, loại hình thăm khám, số tiền còn phải thanh toán — mà không dựa vào kịch bản có sẵn.
Bệnh nhân hoàn tất các thủ tục giấy tờ thông qua tin nhắn xác nhận — các biểu mẫu bằng hơn 100 ngôn ngữ, chữ ký điện tử, ảnh chụp thẻ bảo hiểm và giấy tờ tùy thân — và các thông tin trả lời sẽ được tự động ghi trực tiếp vào hồ sơ bệnh án. Không ai phải nhập lại cùng một thông tin hai lần.
Tất cả bệnh nhân có lịch hẹn vào ngày mai đều được xác minh tự động trong đêm — các thông tin về điều kiện tham gia, quyền lợi và các cảnh báo về thông tin còn thiếu sẽ được cập nhật vào hồ sơ bệnh án trước khi bệnh nhân đến khám.
Chỉ cần một đoạn mã nhỏ trên trang web của bạn cùng với hai quyền truy cập từ Google, các chỉ số tiếp thị của bạn sẽ không còn là những con số ước tính nữa. Đây chính là bước giúp biến câu “chúng tôi có 50 lượt nhấp chuột” thành “Google Ads đã mang lại 11 bệnh nhân, tương đương 38.000 đô la trong quý này.”
Bạn có thể đọc để hệ thống ghi chép ngay tại ghế khám, hoặc để hệ thống tự động soạn thảo bản ghi chép dựa trên lịch trình trong ngày ngay cả trước khi bạn ngồi xuống. Trí tuệ nhân tạo (AI) sẽ học cách diễn đạt và cấu trúc câu của từng bác sĩ, và bản ghi chép hoàn chỉnh sẽ được đồng bộ trực tiếp vào hệ thống quản lý phòng khám (PMS).
Những bệnh nhân có nguy cơ bỏ điều trị cao nhất sẽ được tìm thấy và liên hệ trước khi họ rời đi — và các khoản nợ chưa thanh toán sẽ được thu hồi tự động thông qua các liên kết thanh toán thay vì những cuộc gọi điện thoại gây khó xử.
Không cần phải cấu hình gì ở đây cả — bước này chỉ đơn thuần là xác nhận những gì đã là sự thật. Mỗi hồ sơ bệnh nhân mà bạn đã đồng bộ hóa đều được bảo vệ bởi hai lớp mã hóa độc lập, quyền truy cập dựa trên vai trò và một bản ghi kiểm tra đầy đủ, theo Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh đã được ký kết.
Mọi cuộc gọi đều được ghi âm và kiểm toán theo tiêu chuẩn HIPAA, sau đó được chuyển thành văn bản, tóm tắt và gắn thẻ theo mục đích chỉ trong vài giây sau khi kết thúc cuộc gọi. Bản đồ nhiệt về các cuộc gọi nhỡ cho thấy chính xác những khung giờ nào gây thất thoát doanh thu, và tỷ lệ chốt cuộc gọi giúp liên kết từng cuộc gọi được trả lời với việc liệu cuộc hẹn có thực sự được đặt hay không.
Vì hệ thống điện thoại và nhân viên lễ tân AI hoạt động trên cùng một nền tảng, nên quá trình chuyển tiếp diễn ra liền mạch: AI có thể tiếp nhận các cuộc gọi ngoài giờ làm việc, xử lý lượng cuộc gọi dư thừa khi nhân viên đang chăm sóc bệnh nhân, hoặc trả lời mọi cuộc gọi 24/7 — đồng thời đặt lịch hẹn trực tiếp vào hệ thống quản lý bệnh viện (PMS) ngay trong chính cuộc gọi đó.
Front Desk AI có giá 249,99 USD/tháng khi mua dưới dạng gói bổ sung — và đã được bao gồm trong gói Practice Autopilot.
Xem bảng giá hệ thống điện thoại →Khi một khách đến thăm trở thành bệnh nhân — thông qua biểu mẫu, cuộc gọi hoặc đặt lịch hẹn — hành trình ẩn danh đó sẽ được liên kết với hồ sơ bệnh án thực tế.
Số tiền từ các giao dịch đã hoàn tất và được thu về sẽ được chuyển trở lại kênh đã tạo ra chúng, theo năm mô hình phân bổ: lần tiếp xúc đầu tiên, lần tiếp xúc cuối cùng, tuyến tính, suy giảm theo thời gian và dựa trên vị trí.
Dữ liệu sản xuất được liên kết với vị trí địa lý của bệnh nhân theo mã ZIP, nhờ đó bạn có thể biết được những khu vực nào — và những kênh nào trong các khu vực đó — thực sự mang lại hiệu quả.
Sự khác biệt chỉ gói gọn trong một câu: các công cụ khác cho bạn biết chi phí mỗi lần nhấp chuột vào quảng cáo của bạn là bao nhiêu — còn công cụ này cho bạn biết số tiền thu được từ mỗi bệnh nhân.
Kết quả thực tế là: nếu cơ sở dữ liệu bị đánh cắp hoàn toàn, kẻ trộm sẽ chỉ có trong tay những chuỗi ký tự vô nghĩa — không có tên, không có ngày sinh, không có bệnh sử. Đối với kẻ tấn công, dữ liệu bệnh nhân thực tế là không tồn tại.
Kiến trúc bảo mật toàn diện — bao gồm cơ sở hạ tầng, kiểm toán, tình trạng tuân thủ và tầng bảo mật bổ sung tùy chọn — được trình bày trên trang Bảo mật. Đọc toàn bộ bản tổng quan về bảo mật
Tính đến từng đô la thu được. Mỗi lần nhấp vào quảng cáo đều được theo dõi đến lượt truy cập trang web, việc điền biểu mẫu hoặc cuộc gọi, hồ sơ bệnh nhân và doanh thu từ liệu trình điều trị đã hoàn tất — sau đó được phân bổ theo các mô hình “lần tiếp xúc đầu tiên”, “lần tiếp xúc cuối cùng”, tuyến tính, suy giảm theo thời gian và dựa trên vị trí. Bạn sẽ thấy chi phí trên mỗi bệnh nhân và giá trị trọn đời trên mỗi kênh, chứ không phải chi phí trên mỗi lần nhấp.
Dữ liệu bệnh nhân trước tiên được mã hóa theo từng trường bằng thuật toán AES-256-GCM, sau đó được mã hóa lại thành các ký hiệu độc quyền trước khi lưu trữ, với các khóa mã hóa được lưu giữ riêng biệt với cơ sở dữ liệu. Kẻ trộm nếu chiếm được toàn bộ cơ sở dữ liệu sẽ chỉ có được những ký hiệu không thể đọc được — không có tên, không có ngày sinh, cũng không có dữ liệu lâm sàng.
Việc kết nối với hệ thống PMS thường hoàn tất trong cùng ngày, và quy trình đăng ký trực tuyến sẽ hoạt động ngay sau đó. Dịch vụ điện thoại AI sẽ đi vào hoạt động trong vòng vài ngày — việc chuyển tiếp cuộc gọi hoặc chuyển số là công đoạn mất nhiều thời gian nhất. Việc kết nối với Google mất khoảng mười phút nếu sử dụng danh sách kiểm tra trên bảng điều khiển. Hầu hết các phòng khám đều được tự động hóa hoàn toàn trong vòng hai tuần.
Đúng vậy. Thông tin về bệnh nhân, lịch trình và số liệu phân tích của từng cơ sở được quản lý riêng biệt tại chính cơ sở đó, trong khi các bảng điều khiển cấp tập đoàn tổng hợp hiệu suất từ các cơ sở lại với nhau.
Đúng vậy. Thỏa thuận Đối tác Kinh doanh (Business Associate Agreement) là tiêu chuẩn, quyền truy cập được cấp dựa trên vai trò, và mọi lần truy cập dữ liệu bệnh nhân đều được ghi lại trong nhật ký kiểm toán. Các trang “Bảo mật” và “Tuân thủ HIPAA” trình bày chi tiết toàn bộ tình hình tuân thủ.
Mọi tính năng trên trang này đều đã có sẵn trên nền tảng — đây chính là quy trình thiết lập chi tiết và tuần tự giúp chuyển đổi một phòng khám từ tình trạng phải gọi điện qua lại liên tục và sử dụng bảng ghi chép bằng giấy sang một bộ phận tiếp tân có thể trả lời mọi cuộc gọi, xác minh mọi kế hoạch, tự ghi chú và theo dõi từng đồng chi tiêu cho marketing đến từng ghế khám. Hãy dành một buổi chiều rảnh rỗi để thực hiện hai bước đầu tiên; các bước còn lại sẽ được kích hoạt dần trong quá trình triển khai.
Một hướng dẫn thực hành kéo dài 20 phút dựa trên số liệu thực tế của bạn: những gì chiếc điện thoại AI sẽ trả lời vào tuần trước, những gì quá trình xác minh sẽ phát hiện ra, và những gì chiến dịch tiếp thị của bạn thực sự mang lại.
Gói Practice Autopilot tích hợp toàn bộ các chức năng văn phòng phía trước: Nhân viên lễ tân giọng nói AI kèm hệ thống điện thoại đám mây đầy đủ tính năng, Ghi chú lâm sàng AI, tích hợp trực tiếp với hệ thống quản lý bệnh viện (PMS), xác minh bảo hiểm không giới hạn, thanh toán của bệnh nhân, lập biểu đồ nha chu bằng giọng nói và Fax kỹ thuật số — với giá 25.971.000 ₫ VND/tháng. Nếu mua riêng lẻ, các tính năng bổ sung này có giá hơn 1.200 USD/tháng.
Tiết kiệm hơn 300 USD/tháng so với gói dịch vụ riêng lẻ
Không cần ký hợp đồng • Có thể hủy bất cứ lúc nào • Đảm bảo hoàn tiền trong 30 ngày
Chỉ muốn có người xử lý các cuộc gọi? Gói dịch vụ “Nhân viên lễ tân AI” có giá 499 USD/tháng — xem bảng giá
Bạn muốn có tất cả mọi thứ — Tư vấn trực tuyến, Phân tích dữ liệu yêu cầu bồi thường, Voice Perio, dịch vụ hỗ trợ ưu tiên và quy trình hướng dẫn sử dụng chuyên nghiệp? Gói AI Dental Office có giá 1.499,99 USD/tháng — Xem gói "Everything"
