Open Dental vẫn là hệ thống quản lý phòng khám và lịch làm việc của bạn. Đây là một tiện ích mở rộng có chức năng đọc thông tin các cuộc hẹn của bạn và gửi lại thông báo xác nhận thông qua API đã được tài liệu hóa của Open Dental. Đây không phải là giải pháp thay thế, cũng không phải là quá trình chuyển đổi.
Bạn kết nối bằng khóa API do chúng tôi cấp và dán vào Open Dental. API này được cung cấp từ máy chủ của chính bạn thông qua eConnector – chính là dịch vụ đang vận hành các dịch vụ eServices của Open Dental. Các lịch hẹn mới và đã thay đổi được đồng bộ hóa mỗi 15 phút, và các lời nhắc sẽ được tạo ra dựa trên lịch trình đã đồng bộ đó. Không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào trên các máy trạm của bạn.
Mỗi bệnh nhân sẽ nhận được một tin nhắn văn bản vào ngày trước buổi khám, cùng với một email nếu bạn bật kênh email. Tin nhắn văn bản sẽ được gửi đi lúc 9 giờ sáng theo giờ địa phương của phòng khám. Bạn có thể bật tính năng nhắc nhở này trong phần cài đặt. Các tin nhắn nhắc nhở sẽ được gửi bằng ngôn ngữ đã lưu của bệnh nhân, hoặc bằng ngôn ngữ mặc định của phòng khám nếu không có ngôn ngữ nào được lưu trong hồ sơ. Các email nhắc nhở chỉ được dịch nếu bạn bật tính năng dịch văn bản gửi đi; nếu không, chúng sẽ được gửi bằng tiếng Anh. Việc gửi lời nhắc nhở không ghi lại bất kỳ thông tin nào vào Open Dental, do đó hồ sơ bệnh án sẽ không bị lấp đầy bởi các tin nhắn tự động.
Một tin nhắn văn bản trả lời từ C, liên kết xác nhận trong email, xác nhận qua cuộc gọi tự động của chúng tôi, hoặc việc nhân viên nhấn nút “Xác nhận” trên lịch hẹn của chúng tôi đều có tác dụng tương tự. Các thao tác này sẽ cập nhật lịch hẹn trong Open Dental để trường "Confirmed" hiển thị trạng thái xác nhận riêng của phòng khám bạn, mà chúng tôi lấy từ định nghĩa "Appt Confirmed" của bạn (Setup > Definitions > Appt Confirmed). Chúng cũng ghi chú thời gian thực hiện thao tác đó. Trên mô-đun "Lịch hẹn", lần khám sẽ hiển thị là đã xác nhận, giống như khi nhân viên tại quầy lễ tân đã thiết lập.
Nội dung tin nhắn ghi: “Trả lời C để xác nhận hoặc R để đổi lịch hẹn.” Bệnh nhân trả lời R sẽ được yêu cầu gọi điện đến phòng khám, và email có nút “Đổi lịch hẹn” giúp mở một email gửi đến phòng khám của quý vị. Chúng tôi không thay đổi lịch hẹn trong Open Dental khi nhận được yêu cầu đổi lịch, do đó đội ngũ của quý vị vẫn hoàn toàn kiểm soát lịch hẹn.
Quá trình thiết lập mất khoảng năm phút và không cần di chuyển dữ liệu. Chúng tôi sẽ cấp một khóa API Open Dental. Trong Open Dental, bạn xác nhận eConnector đang chạy, kích hoạt API và thêm khóa. Sau đó, bạn nhấp vào “Kết nối”. Lần đồng bộ hóa đầu tiên sẽ tải lịch hẹn. Lần đầu tiên bệnh nhân xác nhận, chúng tôi sẽ tra cứu trạng thái xác nhận của bạn trong định nghĩa "Appt Confirmed" và lưu lại, hoặc bạn có thể chỉ định trạng thái cụ thể cần sử dụng. Bạn bật tính năng nhắc nhở trước một ngày, quyết định có thêm email vào tin nhắn văn bản hay không, và thiết lập ngôn ngữ mặc định. Máy chủ chạy eConnector cần phải luôn hoạt động để lịch hẹn tiếp tục được đồng bộ hóa. Tính năng nhắc nhở là một phần của gói "Reviews & Messaging" với giá 199,99 USD/tháng, thanh toán theo tháng, kèm theo bản dùng thử 14 ngày và Thỏa thuận Bảo mật Thông tin Y tế (BAA) cho mọi gói dịch vụ.
Đúng vậy. Khi bệnh nhân trả lời “C” cho tin nhắn, nhấn vào liên kết xác nhận trong email hoặc xác nhận qua cuộc gọi xác nhận tự động của chúng tôi, chúng tôi sẽ cập nhật lịch hẹn đó trong Open Dental. Trường “Đã xác nhận” sẽ hiển thị trạng thái xác nhận của phòng khám và một ghi chú sẽ ghi lại dấu thời gian. Việc nhân viên nhấn “Xác nhận” trên lịch hẹn của chúng tôi cũng thực hiện thao tác tương tự. Bộ phận lễ tân sẽ thấy thông tin này trong mô-đun "Lịch hẹn" mà không cần thực hiện bất kỳ thao tác nào.
Của quý vị. Open Dental cho phép mỗi phòng khám tự định nghĩa các trạng thái riêng trong phần Cài đặt > Định nghĩa > Đã xác nhận lịch hẹn. Chúng tôi sẽ đọc danh sách đó và chọn mục “Đã xác nhận” của bạn, sau đó lưu lại để sử dụng cho các lần ghi sau. Nếu bạn muốn sử dụng một trạng thái cụ thể khác, chẳng hạn như trạng thái riêng biệt “Đã xác nhận qua tin nhắn”, chúng tôi có thể thiết lập điều đó. Nếu không có mục nào trong danh sách của bạn khớp, chúng tôi sẽ chỉ ghi chú và để trống trường “Đã xác nhận”.
Tin nhắn nhắc nhở một ngày trước sẽ được gửi đi vào lúc 9 giờ sáng theo giờ địa phương tại văn phòng của bạn. Nếu bạn kích hoạt tính năng gửi email, email sẽ được gửi đi vào mỗi buổi sáng. Các lời nhắc được tạo dựa trên lịch trình trong Open Dental của bạn, hệ thống này đồng bộ hóa dữ liệu cứ sau 15 phút. Tính năng nhắc nhở trong cùng ngày hiện đang được phát triển và chưa khả dụng.
Hiện tại, ghi chú xác nhận sẽ thay thế nội dung hiện có trong trường ghi chú của lịch hẹn. Nó sẽ không được thêm vào cuối. Nếu nhóm của bạn lưu trữ các thông tin khác trong trường đó, chẳng hạn như lời nhắc trước khi khám hoặc "mang theo phim X-quang", thông báo xác nhận sẽ ghi đè lên những thông tin đó. Cho đến khi chúng tôi điều chỉnh lại, vui lòng lưu trữ loại ghi chú này ở một nơi khác trong Open Dental, chẳng hạn như hồ sơ bệnh nhân hoặc Nhật ký liên lạc (Comm Log).
Đây là một lỗ hổng thực sự và bạn nên biết về điều này. Nhiều phòng khám hủy lịch hẹn trong Open Dental bằng cách xóa lịch hẹn, và một lịch hẹn đã bị xóa sẽ hoàn toàn biến mất. Chúng tôi đồng bộ hóa các lịch hẹn mới và đã thay đổi, nhưng hiện tại chưa phát hiện được các trường hợp xóa lịch hẹn. Do đó, một bệnh nhân có lịch hẹn bị xóa trong Open Dental vẫn có thể nhận được thông báo nhắc nhở về lịch hẹn đó, và nếu họ xác nhận, thông báo xác nhận đó sẽ không còn lịch hẹn nào để liên kết nữa. Nếu bạn hủy lịch hẹn thay vì xóa chúng, các thông báo nhắc nhở sẽ dừng lại. Các lịch hẹn mà bạn chuyển vào Danh sách Chưa Lên Lịch của Open Dental vẫn có thể nhận được thông báo nhắc nhở, vì vậy hãy hủy lịch hẹn nếu bạn muốn các thông báo nhắc nhở dừng lại.
Đúng vậy. Hệ thống lịch của chúng tôi sẽ đọc trạng thái “Đã xác nhận” của từng cuộc hẹn từ Open Dental, dựa trên danh sách “Appt Confirmed” riêng của phòng khám quý vị. Các trạng thái có nghĩa là đã xác nhận hoặc đã đến (ví dụ: Đã xác nhận, Đã đến hoặc Đang trong phòng khám) sẽ được hiển thị là đã xác nhận. Các trạng thái Chưa xác nhận, Đã để lại tin nhắn, Đã gửi tin nhắn văn bản, Đã gửi email và các trạng thái eConfirm Sent, Callback và Failure của Open Dental sẽ được hiển thị là chưa xác nhận.
Không phải từ chính thông báo nhắc nhở đó. Nội dung tin nhắn đề nghị “Trả lời C để xác nhận hoặc R để đổi lịch”, và bệnh nhân nào trả lời R sẽ được yêu cầu gọi điện đến phòng khám. Email có nút “Đổi lịch” giúp mở một email gửi đến phòng khám của quý vị. Việc đổi lịch qua điện thoại có thể được xử lý bởi nhân viên lễ tân AI, đây là một sản phẩm riêng biệt.
Chọn “Có” để bật tính năng nhắc nhở qua tin nhắn văn bản. Mỗi tin nhắn sẽ được dịch sang ngôn ngữ đã lưu cho bệnh nhân hoặc ngôn ngữ mặc định của phòng khám. Các thông báo nhắc nhở qua email cũng có thể được dịch nếu bạn bật tính năng dịch tin nhắn gửi đi trong phần cài đặt; nếu không, chúng sẽ được gửi bằng tiếng Anh. Không có thông tin nào liên quan đến ngôn ngữ được ghi vào Open Dental.
Chỉ áp dụng cho những tin nhắn mà quý vị muốn chúng tôi gửi. Nếu cả hai tính năng đều đang hoạt động, bệnh nhân sẽ nhận được hai lời nhắc cho cùng một lần khám, và tính năng eConfirmations của Open Dental cũng có thể tự động đặt trạng thái “Đã xác nhận”. Chúng tôi khuyên bạn nên tắt các tính năng eReminders và eConfirmations trùng lặp sau khi hệ thống của chúng tôi đi vào hoạt động, để bệnh nhân chỉ nhận được một tin nhắn cho mỗi lần khám và chỉ có một hệ thống thiết lập trạng thái "Đã xác nhận". Tính năng nhắc nhở được bao gồm trong gói "Reviews & Messaging" với giá 199,99 USD/tháng, thanh toán theo tháng, kèm theo bản dùng thử 14 ngày.
Nếu đội ngũ của bạn vẫn dành thời gian buổi sáng để gọi điện cho bệnh nhân nhằm xác nhận lịch hẹn, tính năng này sẽ gửi tin nhắn văn bản cho bệnh nhân trên Open Dental vào ngày hôm trước, kèm theo tùy chọn gửi email. Khi bệnh nhân xác nhận, trường “Đã xác nhận” (Confirmed) của lịch hẹn sẽ tự động cập nhật theo trạng thái mà bạn đã thiết lập trong Open Dental; đồng thời, các xác nhận mà đội ngũ của bạn thực hiện trong Open Dental cũng sẽ hiển thị trên lịch của chúng tôi. Những bệnh nhân trả lời "R" sẽ được yêu cầu gọi lại cho bạn, và không có gì thay đổi trong Open Dental cho đến khi đội ngũ của bạn thực hiện việc này. Có hai điều cần lưu ý khi lập kế hoạch. Hiện tại, ghi chú xác nhận của chúng tôi sẽ thay thế ghi chú cuộc hẹn thay vì bổ sung vào đó. Ngoài ra, một cuộc hẹn bị xóa trong Open Dental sau khi đồng bộ hóa vẫn có thể nhận được lời nhắc.
Open Dental là nhãn hiệu của Open Dental Software, Inc. Intake.Dental là một sản phẩm độc lập và không có mối quan hệ liên kết, không được chứng thực hay tài trợ bởi Open Dental Software, Inc.
Bạn tiếp tục sử dụng Open Dental. Chúng tôi sẽ gửi tin nhắn cho từng bệnh nhân vào ngày trước cuộc hẹn, và bạn cũng có thể thêm lời nhắc qua email bằng cách sử dụng các cuộc hẹn được đồng bộ hóa từ lịch Open Dental của bạn. Khi bệnh nhân trả lời "C", nhấn vào liên kết xác nhận trong email hoặc xác nhận qua cuộc gọi xác nhận tự động của chúng tôi (một cài đặt tùy chọn gọi cho những bệnh nhân chưa xác nhận qua tin nhắn), chúng tôi sẽ đặt trường "Đã xác nhận" của lịch hẹn đó thành trạng thái xác nhận riêng của phòng khám bạn và thêm ghi chú. Đội ngũ của bạn sẽ thấy thông tin này trong mô-đun "Lịch hẹn" và không cần phải nhập lại bất kỳ thông tin nào. Điều này cũng hoạt động theo chiều ngược lại: lịch của chúng tôi đọc trạng thái "Đã xác nhận" từ Open Dental, do đó, các xác nhận mà bộ phận lễ tân của bạn thiết lập ở đó sẽ hiển thị ở phía chúng tôi. Những bệnh nhân cần đổi lịch hẹn sẽ được yêu cầu gọi điện cho quý vị, và sẽ không có thay đổi nào trong Open Dental cho đến khi đội ngũ của quý vị thực hiện việc đó. Có hai giới hạn, và chúng tôi sẽ đề cập đến chúng dưới đây. Một là về các cuộc hẹn bị xóa trong Open Dental sau khi đã được đồng bộ hóa. Giới hạn còn lại là về trường ghi chú cuộc hẹn.
Buổi trình diễn 20 phút sử dụng lịch hẹn và mã thủ thuật của phòng khám. Không cần chuyển đổi, không cần di chuyển dữ liệu, không cần thay thế toàn bộ.
