Open Dental vẫn là hệ thống quản lý phòng khám và lịch trình của bạn. Danh sách ASAP hoạt động dựa trên tính năng đồng bộ hóa thời gian thực giữa Intake.Dental và Open Dental, thông qua API được công bố của Open Dental và eConnector trên máy chủ của chính bạn. Các cuộc hẹn đã đặt sẽ hiển thị trong mô-đun “Cuộc hẹn” giống như bất kỳ cuộc hẹn nào khác. Danh sách ASAP thực tế được lưu trữ trong Intake.Dental. Chúng tôi không truy cập hoặc thay đổi danh sách ASAP gốc của Open Dental, và chúng tôi cũng không can thiệp vào lịch hẹn bị hủy đã giải phóng khung thời gian đó.
Đội ngũ của bạn thêm bệnh nhân từ trang tổng quan, kèm theo các ngày họ mong muốn, khung giờ, tên bác sĩ (nếu có) và thông tin liên lạc qua tin nhắn, email hoặc cả hai. Bệnh nhân cũng có thể tự đăng ký từ trang web của phòng khám: họ nhập họ và ngày sinh, xác nhận bằng mã được gửi qua tin nhắn đến số điện thoại đã đăng ký, rồi chọn ngày và giờ. Mỗi bệnh nhân có thời gian thông báo hủy tối thiểu: mặc định là bốn giờ, và 24 giờ đối với những bệnh nhân đăng ký vào danh sách điều trị từ trang web của phòng khám. Các khung giờ trống cho điều trị là một danh sách riêng biệt mà bạn có thể kích hoạt, do đó việc hủy lịch khám nha khoa thẩm mỹ sẽ không bao giờ được chuyển cho người đang chờ làm mão răng.
Cứ sau 15 phút, hệ thống sẽ quét lịch trình đã đồng bộ của bạn trong bảy ngày tới. Theo mặc định, hệ thống sẽ kiểm tra các cột dành cho nhân viên vệ sinh răng miệng. Nếu bật tính năng "khe trống điều trị", hệ thống sẽ kiểm tra cả các cột của bác sĩ. Hệ thống coi một khung thời gian là trống khi bệnh nhân hủy hẹn, không đến hoặc hoãn lịch hẹn, hoặc khi có khoảng trống từ 50 phút trở lên giữa hai lịch hẹn trong cột của nhân viên y tế. Các trường hợp hủy hẹn từ phòng khám sẽ bị bỏ qua, vì điều này thường có nghĩa là nhân viên y tế đó vắng mặt. Giờ nghỉ trưa của bạn cũng vậy, nếu bạn đã thiết lập. Đội ngũ của bạn cũng có thể đăng tải khung giờ trống thủ công.
Trong khung giờ thông báo mà bạn đã thiết lập, theo múi giờ của phòng khám, hệ thống sẽ mở cơ hội cho một nhóm nhỏ bệnh nhân có ngày, khung giờ, bác sĩ và thời gian thông báo phù hợp, mặc định là ba bệnh nhân mỗi lần. Nội dung tin nhắn sẽ nêu rõ ngày, giờ và tên bác sĩ. Bệnh nhân chấp nhận bằng cách nhấn vào liên kết hoặc trả lời “CÓ”. Theo mặc định, lời mời này sẽ mở trong 30 phút và người chấp nhận đầu tiên sẽ được ưu tiên. Không có bệnh nhân nào được giữ nhiều hơn một lời mời đang hoạt động cùng lúc hoặc nhận được hơn ba lời mời trong một ngày.
Khi bệnh nhân đồng ý, hệ thống sẽ truy xuất thông tin trực tiếp từ Open Dental cho ngày hôm đó và kiểm tra xem hiện tại có ai đang ngồi trên ghế khám trong khung giờ trống đó hay không. Nếu khung giờ trống này xuất phát từ một lịch hẹn bị hủy có sự tham gia của nhân viên vệ sinh răng miệng, hệ thống cũng sẽ kiểm tra xem nhân viên đó có đang được đặt lịch ở nơi khác vào thời điểm đó hay không. Hệ thống sẽ truy xuất hồ sơ bệnh nhân từ Open Dental và chỉ đặt lịch nếu tên bệnh nhân trùng khớp với mục trong danh sách. Sau đó, hệ thống sẽ tạo một cuộc hẹn đã lên lịch vào thời điểm đó, tại phòng khám đó, với thời lượng tương ứng với khoảng trống, kèm theo ghi chú cho biết cuộc hẹn này đến từ danh sách ASAP. Bệnh nhân sẽ nhận được xác nhận, phòng khám sẽ nhận được email thông báo rằng khoảng trống đã được lấp đầy và không cần thực hiện thêm hành động nào, đồng thời bệnh nhân sẽ được xóa khỏi danh sách.
Nếu phòng khám của bạn đã được kết nối với Open Dental thông qua chúng tôi (bằng cách dán khóa API vào phần cài đặt API của Open Dental và eConnector đang hoạt động), danh sách ASAP sẽ không cần kết nối bổ sung. Bật tính năng này trong bảng điều khiển và chọn các ngày và giờ mà bệnh nhân có thể được liên hệ, số lượng bệnh nhân cho mỗi khung giờ trống, thời gian ưu đãi còn hiệu lực, khoảng thời gian xem trước, và liệu các khung giờ điều trị có được đề xuất cùng với các dịch vụ làm sạch răng hay không. Bạn có thể chỉnh sửa nội dung tin nhắn. Việc liên hệ với bệnh nhân là tùy chọn, vì vậy sẽ không có thông tin nào được gửi đi cho đến khi bạn bật danh sách ASAP. Tính năng ASAP fill là một trong những tính năng tự động hóa thông minh có trong Practice Autopilot. Tên và số điện thoại của bệnh nhân trong danh sách được mã hóa khi lưu trữ, và một thỏa thuận bảo mật thông tin y tế (BAA) sẽ được ký kết trước khi bất kỳ dữ liệu bệnh nhân nào được chuyển đi.
Hãy thêm bệnh nhân vào danh sách “Intake.Dental ASAP” và để hệ thống tự động sắp xếp theo các khung giờ trống. Khi có bệnh nhân hủy hoặc vắng mặt trong lịch hẹn, hệ thống sẽ tìm khung giờ trống trên lịch Open Dental của bạn, gửi tin nhắn cho những bệnh nhân có sở thích phù hợp, và đặt lịch cho người đầu tiên đồng ý vào khung giờ đó trên Open Dental. Quầy lễ tân sẽ nhận được email trong cả hai trường hợp và chỉ cần xử lý những trường hợp không thể sắp xếp được.
Không. Danh sách ASAP được lưu trữ trong Intake.Dental, nơi mỗi bệnh nhân được ghi nhận các ngày, khung giờ, bác sĩ điều trị và thời gian thông báo. Danh sách ASAP của Open Dental không được truy cập hay chỉnh sửa. Đội ngũ của bạn thêm bệnh nhân từ bảng điều khiển, và bệnh nhân có thể tự đăng ký từ trang web của phòng khám.
Tính năng này sẽ tìm các cuộc hẹn mà bệnh nhân đã bỏ lỡ, không đến hoặc hủy, cũng như các khoảng trống từ 50 phút trở lên giữa các cuộc hẹn trong cột của nhà cung cấp dịch vụ, theo mặc định trong vòng bảy ngày tới. Tính năng này sẽ xem xét các cột của chuyên viên vệ sinh răng miệng trừ khi bạn bật tùy chọn “khoảng trống điều trị”, khi đó các cột của bác sĩ sẽ được thêm vào. Các trường hợp hủy lịch tại phòng khám và giờ nghỉ trưa của bạn (nếu bạn đã thiết lập) sẽ được bỏ qua. Hãy đánh dấu một lượt khám bị hủy là "Broken" trong Open Dental thay vì xóa nó đi, để dễ dàng tìm thấy khoảng trống đó hơn.
Không. Hệ thống sẽ không bao giờ đặt lịch hẹn chồng chéo với một bệnh nhân khác mà hệ thống có thể nhận diện được. Trước khi đặt lịch, hệ thống sẽ truy xuất thông tin thời gian thực của ngày hôm đó từ Open Dental. Nếu hiện tại đã có bệnh nhân đang ngồi trên ghế khám trong khung giờ đó, bệnh nhân sẽ được thông báo rằng khung giờ đó đã hết và vẫn giữ nguyên vị trí của mình trong danh sách. Nếu không thể truy xuất lịch trình, hệ thống sẽ không đặt lịch hẹn và đội ngũ của bạn sẽ được yêu cầu xử lý trường hợp này.
Không. Lịch hẹn sẽ được tự động sắp xếp vào khung giờ trống với thời lượng phù hợp, dưới tên của chuyên viên đã tạo ra khung giờ trống đó. Các trường thông tin riêng biệt dành cho chuyên viên vệ sinh răng miệng và cờ đánh dấu dịch vụ vệ sinh răng miệng của Open Dental chưa được thiết lập, do đó đội ngũ của bạn sẽ thiết lập các thông tin này nếu phòng khám của bạn theo dõi các chỉ số này.
Bệnh nhân cũng được đề xuất lịch hẹn theo cách tương tự, nhưng khi có người đồng ý, bộ phận lễ tân của bạn sẽ nhận được email để sắp xếp lịch hẹn. Một khung giờ trống được thêm thủ công không có phòng khám nào trong Open Dental để chúng tôi kiểm tra, và Open Dental cho phép các lịch hẹn trùng lặp, nên việc đặt lịch mà không kiểm tra trước có thể dẫn đến tình trạng đặt trùng lịch cho một ghế khám. Các khung giờ trống được tìm thấy trên lịch Open Dental của bạn sẽ được tự động ghi lại trực tiếp vào Open Dental.
Khi hệ thống không thể xác định bệnh nhân đó thuộc hồ sơ Open Dental nào, khi phòng khám không có ghế nha khoa để kiểm tra, hoặc khi Open Dental không phản hồi. Phòng khám sẽ nhận được một email nêu rõ tên bệnh nhân và thời gian. Nếu yêu cầu đặt lịch đã được gửi đi nhưng không nhận được phản hồi, email sẽ thông báo rằng lịch hẹn đó có thể đã được ghi vào lịch hoặc chưa, do đó cần kiểm tra kỹ trước khi thêm vào để tránh trường hợp đặt lịch trùng lặp.
Bằng cách nhấn vào liên kết trong tin nhắn hoặc email, hoặc trả lời “YES” cho tin nhắn đó. Bệnh nhân đầu tiên đồng ý sẽ được chọn khung giờ đó. Những người nhấn vào liên kết sau đó sẽ nhận được thông báo rằng ưu đãi đã hết hạn và vẫn được giữ lại trong danh sách. Theo mặc định, các ưu đãi sẽ hết hạn sau 30 phút.
Không. Các tin nhắn chỉ được gửi đi vào những ngày và giờ mà bạn đã thiết lập, theo múi giờ của văn phòng bạn. Mỗi bệnh nhân chỉ nhận được một lời đề nghị còn hiệu lực tại một thời điểm, không bao giờ nhận được cùng một khung giờ hai lần, và nhận tối đa ba lời đề nghị trong một ngày.
Nếu phòng khám Open Dental của bạn xử lý các trường hợp hủy lịch bằng cách gọi điện theo danh sách, tính năng này sẽ đảm nhận phần việc đó. Các khung giờ trống sẽ được xác định trên lịch trình đã đồng bộ hóa của bạn, những bệnh nhân phù hợp sẽ nhận được tin nhắn, và người đầu tiên đồng ý sẽ được đặt lịch vào ghế trống trong Open Dental với thời lượng phù hợp, sau khi kiểm tra trực tiếp để đảm bảo ghế đó vẫn còn trống. Bất kỳ trường hợp nào hệ thống không thể sắp xếp một cách an toàn sẽ được chuyển đến quầy lễ tân của bạn.
Open Dental là nhãn hiệu của Open Dental Software, Inc. Intake.Dental là một sản phẩm độc lập và không có mối quan hệ liên kết, không được chứng thực hay tài trợ bởi Open Dental Software, Inc.
Khi bệnh nhân hủy hoặc vắng mặt trong một cuộc hẹn, hoặc khi có khoảng trống giữa các cuộc hẹn, Intake.Dental sẽ tự động phát hiện khoảng trống đó trên lịch Open Dental đã được đồng bộ hóa của bạn. Hệ thống sẽ gửi tin nhắn hoặc email đến các bệnh nhân trong danh sách “ASAP” của bạn – những người có ngày, giờ và bác sĩ phù hợp – và người đầu tiên chấp nhận sẽ được đặt lịch vào khung giờ đó. Trước khi đặt lịch, hệ thống sẽ kiểm tra trực tiếp lịch trình trên Open Dental vào ngày đó. Nếu ghế nha khoa vẫn còn trống, lịch hẹn sẽ được tạo trong Open Dental vào thời điểm đó, tại phòng khám đó, với thời lượng tương ứng với khoảng trống. Nếu ghế nha khoa đã được đặt trong thời gian đó, bệnh nhân sẽ được thông báo rằng khung giờ đó đã hết. Bất kỳ lịch hẹn nào không thể đặt an toàn sẽ được gửi đến quầy lễ tân của bạn qua email. Đội ngũ của bạn vẫn là người quản lý lịch trình. Hệ thống này xử lý phần công việc liên quan đến việc liên hệ qua điện thoại với các bệnh nhân trong danh sách.
Buổi trình diễn 20 phút sử dụng lịch hẹn và mã thủ thuật của phòng khám. Không cần chuyển đổi, không cần di chuyển dữ liệu, không cần thay thế toàn bộ.
