Open Dental vẫn là hệ thống quản lý phòng khám và lịch làm việc của bạn. Đây là trang đặt lịch hẹn dành cho bệnh nhân. Trang này kiểm tra lịch làm việc của bạn theo thời gian thực thông qua API của Open Dental và cập nhật các cuộc hẹn mới trở lại theo cách tương tự. Không cần đồng bộ hóa với bất kỳ lịch nào khác, không cần di chuyển dữ liệu, và bạn cũng không cần tắt dịch vụ eServices.
Chúng tôi sẽ cấp một khóa API và bạn chỉ cần dán khóa đó vào Open Dental tại mục Cài đặt > Cài đặt nâng cao > API. Các yêu cầu sẽ được xử lý thông qua eConnector đang chạy trên máy chủ của bạn, giống như cách các ứng dụng khách API khác của Open Dental kết nối. Không cần cài đặt bất kỳ phần mềm nào trên các máy trạm của bạn, cũng như không cần đăng nhập cơ sở dữ liệu, kết nối VPN hay chuyển tiếp cổng. Máy chủ của bạn cần phải luôn hoạt động, vì thời gian được đọc từ Open Dental và mỗi lượt đặt lịch sẽ được kiểm tra trực tiếp trước khi được ghi vào hệ thống.
Trang này hiển thị các khung giờ nằm trong khung giờ làm việc của bác sĩ và các loại lịch hẹn mà bạn đã cấu hình trên bảng điều khiển của chúng tôi. Các khung giờ đã được đặt trước trong Open Dental cho bác sĩ đó sẽ bị loại trừ, cũng như các khung giờ khi tất cả các ghế khám đều đã có người sử dụng. Các loại lịch hẹn “Bị hủy”, “Danh sách chưa lên lịch” và “Đã lên kế hoạch” sẽ không chặn khung giờ, vì chúng không chiếm dụng ghế khám. Nếu Open Dental không thể truy cập được tại thời điểm đó, trang sẽ không hiển thị khung giờ nào thay vì đưa ra dự đoán. Trên Open Dental, tính năng đặt lịch trực tuyến hiện chỉ hoạt động thông qua quy trình dành cho bệnh nhân mới, vì vậy hãy bật tính năng đặt lịch trực tuyến cho bệnh nhân mới trong cài đặt lịch trình của chúng tôi. Bệnh nhân chọn 'Bệnh nhân hiện tại' sẽ nhận được thông báo lỗi và phải quay lại chọn 'Bệnh nhân mới'. Vì đây là quy trình dành cho bệnh nhân mới, nên các loại lịch hẹn như làm sạch răng và các dịch vụ vệ sinh nha khoa khác hiện chưa được cung cấp trực tuyến cho các phòng khám sử dụng Open Dental. Bệnh nhân cũ có thể đặt lịch khám và các lịch hẹn không liên quan đến vệ sinh nha khoa. Trước khi tạo hồ sơ bệnh án, hệ thống sẽ tìm kiếm trong Open Dental theo tên và ngày sinh, sau đó chỉ theo tên, tiếp theo là số điện thoại, rồi đến email. Hồ sơ bệnh nhân mới chỉ được tạo nếu không tìm thấy kết quả trùng khớp nào. Việc trùng khớp chỉ dựa trên tên, số điện thoại hoặc email có thể liên kết lịch hẹn với hồ sơ hiện có ngay cả khi ngày sinh hoặc tên khác nhau (ví dụ: cha mẹ và con cái có cùng tên, hoặc các thành viên trong gia đình dùng chung số điện thoại), do đó hãy kiểm tra hồ sơ bệnh nhân cho mỗi lần đặt lịch trực tuyến.
Ngay trước khi lưu, chúng tôi lại truy cập Open Dental để xem thông tin của ngày hôm đó. Nếu thời gian của bác sĩ đã được đặt trước hoặc tất cả các ghế khám đều đã đầy, bệnh nhân sẽ được yêu cầu chọn một khung giờ khác và không có thông tin nào được ghi lại. Nếu không, chúng tôi sẽ chọn ghế: các phòng khám mà bác sĩ đó sử dụng nhiều nhất sẽ được ưu tiên trước, sau đó là các ghế còn lại trong phòng khám của bạn, và chúng tôi sẽ chọn ghế trống đầu tiên cho toàn bộ lần khám. Nếu không thể kết nối với Open Dental để kiểm tra, việc đặt lịch sẽ bị từ chối và bệnh nhân sẽ được yêu cầu thử lại hoặc gọi điện đến phòng khám. Nếu thời gian đó còn trống, bệnh nhân sẽ thấy thông báo xác nhận ngay sau khi quá trình kiểm tra trực tiếp hoàn tất, và hồ sơ bệnh án cùng lịch hẹn sẽ được ghi vào Open Dental ngay sau đó, kèm theo ngày, giờ và bác sĩ mà họ đã chọn. Lịch hẹn sẽ có thời lượng tương ứng với loại lịch hẹn, sử dụng mô hình thời gian của bác sĩ và trợ lý giống như các lịch hẹn của phòng khám. Nếu quá trình ghi dữ liệu thất bại, hệ thống sẽ tự động thử lại và lịch hẹn sẽ được đánh dấu để đội ngũ của bạn xử lý.
Ghế này là ghế trống đầu tiên theo thứ tự thông thường của nhà cung cấp dịch vụ, chứ không phải theo quy tắc phân loại, nên có thể đây không phải là ghế mà nhân viên lập lịch của bạn sẽ chọn. Hiện tại, các lịch hẹn trực tuyến trong Open Dental đều có ghi chú '[AI PHONE BOOKING]', giống như nhãn dành cho các lịch hẹn qua điện thoại. Hãy kiểm tra sự khớp nhau giữa lịch hẹn và ghế khám trên từng trường hợp, và di chuyển lịch hẹn trong Open Dental nếu cần chuyển sang ghế khám khác. Tính năng đặt lịch trực tuyến cho Open Dental là tính năng mới hơn so với các tính năng khác của Open Dental, vì vậy hãy kiểm tra kỹ các lịch hẹn trong tuần đầu tiên.
Quá trình thiết lập chỉ mất vài phút và không cần di chuyển dữ liệu. Bạn chỉ cần kích hoạt API trong Open Dental, dán khóa mà chúng tôi cấp vào và xác nhận rằng eConnector đang hoạt động. Sau đó, trên bảng điều khiển của chúng tôi, hãy thiết lập giờ làm việc có thể đặt lịch của từng nhà cung cấp dịch vụ và các loại lịch hẹn mà bệnh nhân có thể chọn, kèm theo thời lượng của từng loại. Bật tính năng đặt lịch trực tuyến cho bệnh nhân mới; nếu không bật tính năng này, bệnh nhân trên Open Dental sẽ không thể hoàn tất việc đặt lịch. Chúng tôi sẽ sao chép lịch làm việc và số ghế khám thông thường của từng bác sĩ từ các lịch hẹn hiện có của bạn. Sau đó, hãy đặt liên kết đặt lịch hẹn trên trang web, trong hồ sơ Google hoặc trong tin nhắn và email của bạn. Trước khi chính thức đưa vào hoạt động, hãy đặt một vài lịch hẹn thử nghiệm và kiểm tra xem chúng xuất hiện ở đâu trong mô-đun Lịch hẹn.
Web Sched là hệ thống đặt lịch trực tuyến riêng của Open Dental, thuộc bộ dịch vụ eServices. Hệ thống này được cấu hình ngay trong Open Dental, và như hướng dẫn sử dụng của Open Dental đã nêu, bạn có thể định nghĩa các loại lịch hẹn trong Web Sched cùng với thời lượng và khung giờ riêng, đồng thời liên kết chúng với các phòng khám và lịch làm việc của nhân viên y tế mà người dùng có thể đặt lịch vào. Điều này cho phép kiểm soát chính xác ghế nào mỗi loại lịch hẹn có thể sử dụng, và đó là một điểm mạnh thực sự. Hệ thống đặt lịch trực tuyến của chúng tôi sử dụng giờ làm việc của bác sĩ và các loại lịch hẹn với thời lượng do bạn thiết lập trên bảng điều khiển, ẩn các khung giờ đã được đặt trước trong Open Dental, kiểm tra Open Dental theo thời gian thực trước mỗi lần đặt lịch, và ghi lại các lịch hẹn mới vào ghế trống đầu tiên theo thứ tự thông thường của bác sĩ đó. Nó không giới hạn một loại lịch hẹn vào các phòng khám cụ thể. Nếu lịch trình của bạn phụ thuộc vào việc liên kết từng loại lịch hẹn với các ghế khám cụ thể, Web Sched có thể phù hợp hơn cho những trường hợp đó. Hệ thống của chúng tôi hữu ích khi bạn muốn hệ thống đặt lịch hoạt động song song với các tính năng khác trên Open Dental, chẳng hạn như biểu mẫu đăng ký, lời nhắc nhở và nhân viên lễ tân AI.
Hệ thống ghi dữ liệu trực tiếp, không qua hộp thư yêu cầu. Bệnh nhân sẽ nhận được thông báo xác nhận ngay sau khi quá trình kiểm tra trực tiếp hoàn tất, và hồ sơ bệnh án cùng lịch hẹn sẽ được ghi vào Open Dental ngay sau đó. Nếu quá trình ghi dữ liệu không thành công, hệ thống sẽ tự động thử lại và lịch hẹn sẽ được đánh dấu để đội ngũ của bạn theo dõi. Tính năng đặt lịch trực tuyến cho Open Dental là tính năng mới hơn so với các tính năng Open Dental khác của chúng tôi, vì vậy hãy kiểm tra các lịch hẹn trong tuần đầu tiên tại mô-đun Lịch hẹn.
Có ba cách. Các khung giờ đã được đặt trước trong Open Dental cho nhà cung cấp dịch vụ đó sẽ không được hiển thị, cũng như các khung giờ khi tất cả các ghế khám đều đã đầy. Ngay trước khi lưu, hệ thống sẽ truy vấn lại dữ liệu thời gian thực từ Open Dental, bao gồm cả các lịch hẹn vừa được Web Sched hoặc quầy lễ tân đặt, và từ chối khung giờ đó nếu nhà cung cấp dịch vụ hoặc tất cả các ghế khám đã có người đặt. Và lịch hẹn chỉ được đặt vào ghế trống trong suốt thời gian thăm khám. Nếu không thể kết nối với Open Dental, hệ thống sẽ không hiển thị bất kỳ khung giờ nào và không lưu lại lịch hẹn, do đó bệnh nhân sẽ được yêu cầu thử lại hoặc gọi điện thay vì được đặt lịch một cách mù quáng.
Miễn là loại lịch hẹn mà bệnh nhân đã chọn tuân theo thời lượng mà bạn đã thiết lập trên bảng điều khiển của chúng tôi. Chúng tôi điều chỉnh mô hình phân bổ thời gian cho bác sĩ và trợ lý sao cho giống với các lịch hẹn do bạn tự đặt, do đó việc đặt lịch sẽ phân bổ thời gian cho nhà cung cấp dịch vụ y tế giống như cách bạn đặt lịch hẹn thủ công. Hãy kiểm tra xem thời lượng của từng loại lịch hẹn có khớp với thời lượng thực tế mà bạn đã đặt hay không.
Phòng khám đầu tiên miễn phí cho toàn bộ buổi khám. Chúng tôi sẽ ưu tiên thử các ghế mà chuyên gia đó thường được đặt lịch nhất (dù là với tư cách chuyên gia hay chuyên viên vệ sinh răng miệng), sau đó là các ghế còn lại trong phòng khám của bạn, rồi đến bất kỳ ghế nào có trong lịch hẹn của ngày hôm đó. Nếu tất cả các ghế đều đã có người đặt, khung giờ đó sẽ không được cung cấp. Quy tắc này dựa trên các ghế mà bác sĩ của bạn thường sử dụng, chứ không phải theo từng loại ghế, vì vậy hãy kiểm tra xem các đặt lịch trực tuyến được phân bổ như thế nào trong tuần đầu tiên của bạn.
Đúng vậy. Trên Open Dental, tính năng đặt lịch trực tuyến hiện chỉ hoạt động thông qua quy trình dành cho bệnh nhân mới, vì vậy hãy bật tính năng đặt lịch trực tuyến cho bệnh nhân mới trong phần cài đặt lịch hẹn của chúng tôi. Bệnh nhân chọn 'Bệnh nhân hiện tại' sẽ gặp lỗi và phải quay lại chọn 'Bệnh nhân mới'. Vì đây là quy trình dành cho bệnh nhân mới, nên các loại lịch hẹn như làm sạch răng và các dịch vụ vệ sinh nha khoa khác hiện chưa được cung cấp trực tuyến cho các phòng khám sử dụng Open Dental. Trước khi tạo hồ sơ bệnh nhân, hệ thống sẽ tìm kiếm hồ sơ hiện có dựa trên tên và ngày sinh, sau đó dựa trên tên, số điện thoại và email; chỉ tạo hồ sơ bệnh nhân mới nếu không tìm thấy kết quả trùng khớp. Chỉ cần trùng khớp một trong các thông tin (số điện thoại hoặc email) là hệ thống sẽ gắn lịch hẹn vào hồ sơ đó, ngay cả khi tên khác nhau, vì vậy hãy kiểm tra hồ sơ khi có lịch hẹn trực tuyến mới. Hiện tại, chúng tôi chưa ghi nhận trang đặt lịch trực tuyến như một nguồn giới thiệu riêng biệt trong Open Dental, và hồ sơ bệnh nhân mới được tạo từ đặt lịch trực tuyến có thể hiển thị 'AI Voice Receptionist' làm nguồn giới thiệu. Hãy chỉnh sửa thông tin này trong Open Dental nếu bạn theo dõi các nguồn giới thiệu.
Đúng vậy, nếu họ đã thêm phiếu hẹn trực tuyến của chúng tôi vào ví điện tử trên điện thoại. Phiếu hẹn này có một liên kết “Quản lý” để họ có thể hủy hoặc dời lịch hẹn. Tin nhắn nhắc nhở và email không chứa liên kết đó; bệnh nhân nào trả lời “R” cho tin nhắn nhắc nhở sẽ được yêu cầu gọi điện đến phòng khám. Việc hủy lịch hẹn qua liên kết quản lý sẽ đặt trạng thái lịch hẹn thành "Broken" trong Open Dental kèm theo ghi chú nêu rõ lý do, và phòng khám của bạn sẽ nhận được email thông báo. Ghi chú này sẽ thay thế bất kỳ ghi chú lịch hẹn nào hiện có. Đội ngũ của bạn cũng có thể sắp xếp lại lịch hẹn từ bảng điều khiển, và nhân viên lễ tân AI có thể thực hiện việc này qua điện thoại. Trên Open Dental, việc sắp xếp lại lịch hẹn sẽ đặt lịch cho thời gian mới và sau đó hủy bỏ lịch hẹn ban đầu.
Không. Danh sách lịch hẹn của chúng tôi và tính năng kiểm tra trực tiếp trước khi lưu đều hiển thị các lịch hẹn mà Web Sched và quầy lễ tân của quý vị đã đặt trước đó trong Open Dental. Nếu quý vị sử dụng cả hai hệ thống, hãy quyết định liên kết đặt lịch hẹn nào sẽ dẫn đến đâu, để bệnh nhân không bị chuyển đến hai trang web khác nhau.
Không. Hệ thống hoạt động thông qua API của Open Dental và eConnector đã được cài đặt sẵn trên máy chủ của bạn. Bạn chỉ cần kích hoạt API và thêm khóa mà chúng tôi cấp. Bạn có thể tắt khóa đó trong Open Dental bất cứ lúc nào, và khi đó chúng tôi sẽ mất quyền truy cập.
Nếu bạn đang sử dụng Open Dental và muốn bệnh nhân đặt lịch trực tuyến, tính năng này sẽ đề xuất các khung giờ trong phạm vi giờ làm việc của bác sĩ mà bạn đã thiết lập, loại trừ các khung giờ đã được đặt trước trong Open Dental, kiểm tra trạng thái thời gian thực của Open Dental trước mỗi lần đặt lịch, và ghi nhận lịch hẹn với thời lượng tương ứng với loại lịch hẹn vào ghế trống. Hãy hiểu rõ những điểm cần cân nhắc. Bệnh nhân cũ sẽ phải trải qua quy trình dành cho bệnh nhân mới với việc đối chiếu hồ sơ, dịch vụ làm sạch răng hiện chưa thể đặt lịch trực tuyến, và thứ tự ghế khám sẽ tuân theo thứ tự thông thường của nhà cung cấp dịch vụ thay vì các quy tắc theo loại lịch hẹn như cách Web Sched thực hiện. Hãy theo dõi chặt chẽ các lịch hẹn trong tuần đầu tiên.
Open Dental là nhãn hiệu của Open Dental Software, Inc. Intake.Dental là một sản phẩm độc lập và không có mối quan hệ liên kết, không được chứng thực hay tài trợ bởi Open Dental Software, Inc.
Bệnh nhân sẽ chọn từ các khung giờ và loại lịch hẹn mà bạn đã thiết lập cho từng bác sĩ trên bảng điều khiển của chúng tôi. Các khung giờ đã được đặt trước trong Open Dental sẽ không được hiển thị. Trước khi lưu đặt lịch, hệ thống sẽ kiểm tra trực tiếp trên Open Dental cho bác sĩ và khung giờ đó, đồng thời tìm ghế trống. Nếu cả hai đều trống, lịch hẹn sẽ được thêm vào mô-đun Lịch hẹn của bạn với thời lượng theo loại lịch hẹn mà bệnh nhân đã chọn, tại phòng khám trống đầu tiên, bắt đầu từ những ghế mà bác sĩ đó sử dụng nhiều nhất. Trước khi so sánh với Web Sched, hãy lưu ý một hạn chế: trên Open Dental, tính năng đặt lịch trực tuyến hiện vẫn phải tuân theo quy trình dành cho bệnh nhân mới, do đó các dịch vụ làm sạch răng vẫn chưa thể đặt trực tuyến được.
Buổi trình diễn 20 phút sử dụng lịch hẹn và mã thủ thuật của phòng khám. Không cần chuyển đổi, không cần di chuyển dữ liệu, không cần thay thế toàn bộ.
