Open Dental vẫn là hệ thống quản lý phòng khám và hồ sơ bệnh án của bạn. Các tin nhắn văn bản được xử lý trong hộp thư đến của chúng tôi. Đối với tính năng nhắn tin hai chiều, chúng tôi tạo các mục nhật ký giao tiếp (Comm Log) cho các tin nhắn được mô tả trên trang này, thông qua API của Open Dental. Riêng biệt, khi bệnh nhân xác nhận lời nhắc qua tin nhắn văn bản, chúng tôi đặt trạng thái “Đã xác nhận” cho cuộc hẹn và thêm ghi chú xác nhận. Trang nhắc nhở lịch hẹn sẽ hướng dẫn chi tiết về điều này. Chúng tôi không sử dụng hệ thống hồ sơ bệnh án thứ hai và bạn không cần phải chuyển đổi bất kỳ dữ liệu nào. Nếu bạn đã sử dụng tính năng Nhắn tin Tích hợp của Open Dental, bạn có thể tiếp tục sử dụng nó trong khi so sánh hai hệ thống.
Chúng tôi sẽ cấp cho quý vị một khóa khách hàng. Trong Open Dental, hãy kích hoạt API (Setup > Advanced Setup > API), dán khóa vào mục Add Key và xác nhận rằng eConnector đang chạy trên máy chủ của quý vị. eConnector là thành phần cung cấp dịch vụ API cho Open Dental, và các tính năng khác của Open Dental cũng sử dụng kết nối này. Không có phần mềm nào được cài đặt trên các máy trạm, và chúng tôi không cần thông tin đăng nhập cơ sở dữ liệu, VPN hay chuyển tiếp cổng.
Nhân viên gửi tin nhắn văn bản và email từ tab “Tin nhắn”, và các phản hồi của bệnh nhân sẽ được hiển thị trong cùng một chuỗi tin nhắn. Các tin nhắn do nhân viên soạn thảo sẽ được gửi đi chính xác như nội dung đã viết. Các lời nhắc tự động có thể được gửi bằng ngôn ngữ mà bệnh nhân ưa thích. Chức năng nhắn tin hoạt động giống nhau trên mọi hệ thống quản lý phòng khám. Chỉ có tính năng đồng bộ hóa “Comm Log” ở bước tiếp theo là đặc thù của Open Dental.
Giả sử một nhân viên gửi tin nhắn văn bản hoặc email mới từ biểu mẫu gửi trong tab “Tin nhắn” hoặc từ Patient 360 đến một bệnh nhân được liên kết với hồ sơ Open Dental. Hệ thống sẽ ghi lại một mục nhật ký giao tiếp (commlog) với chế độ (Mode) được đặt là “Tin nhắn văn bản” hoặc “Email”, và được đánh dấu là “Đã gửi”. Khi bệnh nhân trả lời bằng tin nhắn văn bản, hệ thống sẽ ghi lại một mục nhật ký giao tiếp “Tin nhắn văn bản đã nhận”. Các câu trả lời mà nhân viên nhập vào chuỗi cuộc trò chuyện hiện có trong hộp thư đến chưa được sao chép vào Nhật ký liên lạc. Một mục tin nhắn văn bản hiển thị nội dung tin nhắn, tên của nhân viên đã gửi và chỉ bốn chữ số cuối của số điện thoại bệnh nhân. Một mục email hiển thị địa chỉ email của người nhận, dòng tiêu đề và bản sao nội dung dưới dạng văn bản thuần túy. Mục này sử dụng loại nhật ký liên lạc "Misc" của phòng khám, do đó nó sẽ xuất hiện trong Nhật ký liên lạc của mô-đun Tài khoản cùng với các mục khác của bạn, và trong các ghi chú tiến trình hồ sơ nếu chế độ xem hồ sơ của bạn được thiết lập để hiển thị các thông tin liên lạc.
Chúng tôi không bao giờ sao chép các lời nhắc lịch hẹn tự động vào Nhật ký liên lạc (Comm Log), vì hàng trăm tin nhắn nhắc nhở sẽ làm lu mờ các cuộc trò chuyện thực sự. Một cuộc gọi đến từ nhân viên lễ tân AI sẽ được ghi lại dưới dạng một mục Nhật ký liên lạc qua điện thoại ngắn gọn kèm theo tóm tắt và kết quả. Bản ghi chép đầy đủ và bản ghi âm sẽ được lưu trữ trên bảng điều khiển của chúng tôi. Các cuộc gọi đi do AI thực hiện sẽ không được ghi vào Nhật ký liên lạc. Nếu bạn muốn loại bỏ hoàn toàn tính năng nhắn tin khỏi Open Dental, công tắc tắt ở cấp văn phòng sẽ ngừng toàn bộ quá trình đồng bộ hóa, trong khi tính năng nhắn tin vẫn tiếp tục hoạt động bình thường.
Nếu Open Dental đã được kết nối để sử dụng tính năng khác, tính năng đồng bộ hóa hồ sơ bệnh án sẽ được bật theo mặc định và bạn không cần phải thiết lập thêm gì cả. Nếu chưa kết nối, quá trình thiết lập gồm ba bước và mất khoảng năm phút. Đầu tiên, lấy khóa từ bảng điều khiển của chúng tôi. Thứ hai, trong Open Dental, hãy kiểm tra trong Service Manager xem eConnector có đang chạy không, sau đó kích hoạt API và thêm khóa. Thứ ba, nhấp vào Connect, và chúng tôi sẽ kiểm tra khóa với Open Dental của bạn. Các thông báo được ghi lại với loại Misc commlog của phòng khám bạn, vì vậy bạn không cần tạo định nghĩa mới. Có ba giới hạn cần lưu ý. Thứ nhất, một tin nhắn chỉ được đồng bộ hóa khi bệnh nhân được liên kết với hồ sơ Open Dental, vì Open Dental lưu trữ tin nhắn đó trên hồ sơ bệnh nhân. Tin nhắn văn bản gửi đến số điện thoại mà chúng tôi không thể khớp với hồ sơ nào sẽ chỉ nằm trong hộp thư đến. Khi các thành viên trong gia đình dùng chung một số điện thoại, phản hồi sẽ được ghi vào hồ sơ bệnh án mà chúng tôi khớp với số đó, và đây có thể không phải là thành viên gia đình mà tin nhắn ban đầu được gửi đến. Thứ hai, chỉ các tin nhắn mới do nhân viên gửi từ biểu mẫu gửi tin nhắn trên tab "Messaging" hoặc từ Patient 360 mới được sao chép. Các câu trả lời được nhập vào chuỗi cuộc trò chuyện hiện có trong hộp thư đến hiện vẫn chưa được sao chép. Thứ ba, chúng tôi chỉ gửi bản sao một lần, khi tin nhắn được gửi đi hoặc câu trả lời được nhận. Nếu eConnector của bạn đang ngoại tuyến vào thời điểm đó, tin nhắn đó sẽ không bao giờ được ghi vào Nhật ký liên lạc, mặc dù cuộc trò chuyện vẫn còn trong hộp thư đến.
Một số trường hợp thì có, đối với những bệnh nhân được liên kết với hồ sơ Open Dental. Một tin nhắn mới mà nhân viên gửi từ biểu mẫu gửi tin nhắn trên tab "Messaging" hoặc qua "Patient 360" sẽ trở thành một mục trong Nhật ký Giao tiếp (Comm Log) với loại "Text" và được đánh dấu là "Đã gửi". Mỗi tin nhắn trả lời từ bệnh nhân sẽ trở thành một mục "Đã nhận". Các phản hồi mà nhân viên nhập vào chuỗi cuộc trò chuyện hiện có trong hộp thư đến hiện chưa được sao chép. Các email mới của nhân viên được gửi theo cách tương tự sẽ được ghi lại dưới dạng "Email". Các mục này sử dụng loại nhật ký giao tiếp "Misc" của văn phòng bạn, do đó chúng sẽ xuất hiện trong Nhật ký Giao tiếp của mô-đun Tài khoản bên cạnh các ghi chú mà đội ngũ của bạn đã viết, và trong các ghi chú tiến trình hồ sơ nếu chế độ xem hồ sơ của bạn được thiết lập để hiển thị các giao tiếp.
Tính năng nhắn tin tích hợp đã được tích hợp sẵn trong Open Dental, và các tin nhắn được gửi qua tính năng này đã tự động trở thành một phần của hồ sơ bệnh án. Điều này là đủ đối với nhiều phòng khám, và nếu nó đang hoạt động hiệu quả với bạn, thì không có lý do gì để chuyển sang hệ thống khác chỉ vì tính năng nhắn tin. Các phòng khám chọn giải pháp của chúng tôi khi họ muốn tích hợp tin nhắn, email, đánh giá và lời nhắc nhở tại một nơi duy nhất, cùng với bản tóm tắt cuộc gọi từ Trợ lý Ảo (AI Receptionist) nếu họ sử dụng tính năng này. Hộp thư đến của chúng tôi chạy trên trình duyệt web, nên nhân viên có thể sử dụng từ bất kỳ máy tính nào, và các tin nhắn mới của nhân viên cũng như các tin nhắn trả lời của bệnh nhân vẫn được lưu trong Comm Log. Nếu bạn đang so sánh chúng tôi với một công cụ của bên thứ ba như Weave, hãy hỏi xem các cuộc trò chuyện của công cụ đó có được lưu trong Open Dental Comm Log hay không, và bằng cách nào.
Không, và đó là chủ ý. Các tin nhắn nhắc nhở được gửi đến mọi bệnh nhân trong lịch hẹn, và nếu ghi lại từng tin nhắn như vậy thì các cuộc trò chuyện thực sự sẽ bị đẩy ra khỏi màn hình. Các tin nhắn mới mà nhân viên gửi từ biểu mẫu gửi tin nhắn trên tab "Messaging" hoặc từ Patient 360 sẽ được đồng bộ hóa, và điều này cũng áp dụng cho mọi tin nhắn mà bệnh nhân gửi đến, bao gồm cả các phản hồi cho tin nhắn nhắc nhở như "C" để xác nhận. Bản thân các tin nhắn nhắc nhở thì không được đồng bộ. Khi bệnh nhân xác nhận tin nhắn nhắc nhở qua tin nhắn văn bản, chúng tôi ghi lại xác nhận đó vào trạng thái "Đã xác nhận" của cuộc hẹn trong Open Dental. Trang hướng dẫn về nhắc nhở cuộc hẹn giải thích chi tiết cách thức hoạt động này.
Chúng tôi ký Thỏa thuận Bảo mật Thông tin Y tế (BAA) cho từng gói dịch vụ. Thông tin Y tế Cá nhân (PHI) được mã hóa ở cấp độ trường dữ liệu khi lưu trữ và được lưu trữ riêng biệt cho từng phòng khám. Nhật ký giao tiếp (commlog) mà chúng tôi ghi vào Open Dental chỉ hiển thị bốn chữ số cuối của số điện thoại bệnh nhân. Bạn có thể vô hiệu hóa khóa API từ bên trong Open Dental bất cứ lúc nào. Giống như bất kỳ công cụ nhắn tin nào khác, phòng khám của bạn vẫn là người quyết định nhân viên nào nên và không nên đưa nội dung gì vào tin nhắn.
Đúng vậy. Mỗi văn phòng đều có công tắc tắt riêng cho tính năng đồng bộ hóa biểu đồ. Khi tắt tính năng này, việc gửi tin nhắn văn bản và email vẫn hoạt động bình thường trong hộp thư đến như trước đây, và không có thông tin nào được ghi vào Nhật ký giao tiếp Open Dental. Hãy liên hệ với bộ phận hỗ trợ và chúng tôi sẽ tắt tính năng này giúp bạn.
Hiện tại thì chưa. Các email mới do nhân viên gửi từ biểu mẫu gửi email hoặc Patient 360 được ghi lại dưới dạng nhật ký liên lạc qua email, nhưng các email trả lời nhận được chỉ được ghi lại dưới dạng tin nhắn văn bản. Email trả lời của bệnh nhân vẫn nằm trong chuỗi thư đến và không được sao chép vào Nhật ký liên lạc.
Đúng vậy. Chức năng nhắn tin SMS hai chiều và email hoạt động giống nhau trên mọi hệ thống quản lý phòng khám mà chúng tôi hỗ trợ. Chỉ có tính năng đồng bộ hóa nhật ký giao tiếp (Comm Log) được mô tả ở đây là đặc thù của Open Dental. Hiện tại, chúng tôi không ghi nhật ký giao tiếp tin nhắn vào các hệ thống khác.
Tin nhắn vẫn được gửi đi, và cuộc trò chuyện vẫn nằm trong hộp thư đến. Chúng tôi chỉ thực hiện sao chép Comm Log một lần, khi tin nhắn được gửi hoặc nhận. Nếu không thể kết nối với eConnector vào thời điểm đó, tin nhắn đó sẽ không được ghi vào Open Dental và chúng tôi sẽ không thử lại sau này. Bảng điều khiển hiển thị thời điểm eConnector phản hồi lần cuối, giúp bạn biết được khi nào kết nối bị gián đoạn.
Tính năng nhắn tin hai chiều là một phần của gói “Reviews & Messaging”, với mức phí 199,99 USD mỗi tháng. Các phòng khám Open Dental được cung cấp tính năng đồng bộ hóa hồ sơ bệnh án với Comm Log mà không mất thêm phí. Tóm tắt cuộc gọi của Trợ lý ảo (AI Receptionist) yêu cầu gói AI Receptionist ($499.99/tháng) hoặc gói Practice Autopilot ($999.99/tháng), vốn đã bao gồm tính năng này. Gói AI Receptionist không bao gồm tính năng nhắn tin, do đó, phòng khám muốn sử dụng cả nhắn tin và tóm tắt cuộc gọi cần đăng ký thêm gói Reviews & Messaging hoặc gói Practice Autopilot. Mọi gói dịch vụ đều được thanh toán theo tháng, bắt đầu với 14 ngày dùng thử và đi kèm với Thỏa thuận Bảo mật Thông tin Y tế (BAA).
Nếu đội ngũ của bạn nhắn tin cho bệnh nhân và bạn muốn các cuộc trò chuyện đó được lưu trong hồ sơ Open Dental, chứ không chỉ trong một ứng dụng khác, thì tính năng này sẽ đáp ứng hầu hết nhu cầu đó. Các tin nhắn và email mới mà nhân viên gửi từ biểu mẫu gửi tin hoặc Patient 360 sẽ được ghi vào Nhật ký liên lạc (Comm Log) dưới dạng mục “Tin nhắn” hoặc “Email”, và các tin nhắn trả lời của bệnh nhân cũng vậy. Với AI Receptionist, tóm tắt các cuộc gọi đến sẽ được ghi lại dưới dạng mục "Phone". Chúng tôi cố ý không ghi lại các lời nhắc nhở, và mỗi phòng khám có thể tắt tính năng đồng bộ hóa. Có một số giới hạn. Tin nhắn chỉ được đồng bộ hóa cho những bệnh nhân đã được liên kết với hồ sơ. Các phản hồi được nhập vào chuỗi tin nhắn hiện có trong hộp thư đến hiện chưa được sao chép. Các phản hồi email của bệnh nhân không được ghi lại. Và tin nhắn được gửi khi eConnector đang ngừng hoạt động sẽ không được sao chép sau này. Nếu tính năng Nhắn tin Tích hợp của Open Dental đã đáp ứng được nhu cầu của bạn, đó là một lựa chọn hợp lý. Tính năng này dành cho các phòng khám muốn tập trung tin nhắn, cuộc gọi và đánh giá tại một nơi duy nhất đồng thời vẫn muốn có bản ghi trong hồ sơ bệnh án.
Open Dental là nhãn hiệu của Open Dental Software, Inc. Intake.Dental là một sản phẩm độc lập và không có mối quan hệ liên kết, không được chứng thực hay tài trợ bởi Open Dental Software, Inc. Weave là nhãn hiệu của chủ sở hữu tương ứng.
Đội ngũ của bạn gửi tin nhắn văn bản và email cho bệnh nhân từ một hộp thư đến duy nhất. Nếu bệnh nhân đã được liên kết với hồ sơ Open Dental của họ, chúng tôi sẽ sao chép hai loại tin nhắn vào Nhật ký liên lạc (Comm Log) của bệnh nhân đó: tin nhắn văn bản hoặc email mới do nhân viên gửi từ tab “Tin nhắn” hoặc Patient 360, và mọi tin nhắn văn bản trả lời mà bệnh nhân gửi lại. Mỗi tin nhắn được lưu dưới dạng mục Tin nhắn văn bản hoặc Email với trạng thái Đã gửi hoặc Đã nhận. Các phản hồi được nhập vào chuỗi cuộc trò chuyện hiện có trong hộp thư đến hiện chưa được sao chép. Các mục này hiển thị trong Nhật ký Giao tiếp của mô-đun Tài khoản giống như bất kỳ mục nào khác, và cũng xuất hiện trong các ghi chú tiến trình hồ sơ nếu chế độ xem hồ sơ của bạn được thiết lập để hiển thị các giao tiếp. Tóm tắt các cuộc gọi đến từ nhân viên lễ tân AI được ghi lại dưới dạng mục "Điện thoại". Chúng tôi cố ý loại trừ các lời nhắc tự động để hồ sơ vẫn dễ đọc, và mỗi phòng khám có thể tắt tính năng đồng bộ hóa này.
Buổi trình diễn 20 phút sử dụng lịch hẹn và mã thủ thuật của phòng khám. Không cần chuyển đổi, không cần di chuyển dữ liệu, không cần thay thế toàn bộ.
